החלפת מערכת המחשבים בעסק והתאמתה לחידושים הטכנולוגייםהעולם הטכנולוגי משתנה בקצב מהיר, ובעלי העסקים נדרשים לעקוב אחר השינויים על מנת לוודא כי העסק פועל על תשתית מחשבים מתאימה. רשת המחשבים היא מרכיב משמעותי בהפעלת העסק ובעמידה שלו בתחרות הקשה בשוק. התאמה של מערכת המחשבים לחידושים הטכנולוגיים תבטיח תשתית תקשורת שמאובטחת ברמה טובה ותאפשר עבודה במהירות ובאפקטיביות.
כיועץ עסקי שליווה מאות עסקים לאורך שנים של ייעוץ עסקי, נוכחתי לדעת כי החלפת מערכת המחשבים בעסק יכולה לעורר דילמות שונות: האם להחליף מחשב בודד או את כל המחשבים בעסק? האם כדאי לצייד את המשרד בלפטופים חזקים או במחשבים נייחים? אלו תוכנות הכרחי שיהיו? ועוד. מומלץ להיעזר במהנדסי מחשבים על מנת לוודא שמערכת המחשבים תואמת את הצרכים של העסק הספציפי שלכם. הטכנולוגיה בעסק יכולה להפוך לשותף אסטרטגי, אשר מסייע לכם להשיג את היעדים שהצבתם לעצמכם.
האם לשדרג את המערכת או להחליף למערכת חדשה?
יכול להיות שברור לכם שיש צורך להכניס שינויים למערכת המחשבים של העסק, אך אתם מתלבטים האם צריך להחליף למערכת חדשה או שמספיק להחליף מחשב בודד או לשדרג מרכיבים מסוימים מתוך המערכת. התשובה תלויה במצבה של מערכת המחשבים שלכם כיום ובצרכים העתידיים של העסק. מומלץ לבצע בדיקה תקופתית של מערכת המחשבים, על מנת לאתר תקלות ולהתעדכן בחידושים הטכנולוגיים ובהתאם לצרכים המשתנים של העסק (לדוגמה, במידה והעסק התרחב זה יצריך גם שינויים במערכת המחשבים).
את הבדיקה כדאי לבצע מידי שנה, באמצעות איש מקצוע כגון מהנדס מחשבים אשר מעודכן בחידושים הטכנולוגיים. תוצאות הבדיקה יקבעו האם יש צורך להחליף את המערכת כולה, או שאפשר להסתפק בשדרוגים של מרכיבים מסוימים. כאשר מאפיינים בצורה נכונה את הצרכים של העסק ורוכשים מערכת מחשבים מתאימה, היא אמורה לשמש את העסק לפחות למשך עשר שנים. לעומת זאת, שדרוגים שונים, אשר ישפרו את איכות העבודה, כדאי להכניס מידי שנה.
אחת הטעויות שנפוצה בהרבה עסקים היא לדחות את השדרוג לרגע האחרון, כאשר כבר מתגלה בעיה שפוגעת בהתנהלות העבודה. זאת מדיניות של "כיבוי שרפות", אשר גורמת לעסק הפסדים כלכליים. מצד שני, גם לא צריך לרוץ ישר ולרכוש כל חידוש טכנולוגי שיצא לשוק, אלא לחפש את הפתרונות הטכנולוגיים שהם הכי אמינים ומשתלמים עבורך.
קניה אמינה – רק ברשת מחשבים
אם החלטתם לחדש את מערכת המחשוב בעסק ולקנות ציוד חדש מוטב כי תעשו זאת באחת הרשתות המוכרות, שיהוו כתובת אמינה ואורך זמן לכל צורכיכם, והאתגרים עמם אתם מתמודדים. באפשרותכם לקבל מידע אודות חנויות מחשבים ושעות פתיחה בהתאם לאזור המגורים באתרי האינטרנט של הרשתות, למשל כאן ואפילו להזמין מראש מפרט מחשב מתוכנן לכל פרטיו וכל שנותר לכם יהיה לאסוף את המוצר המוגמר והמורכב מהחנות.
האם לצייד את המשרד במחשבים ניידים או במחשבים נייחים?
דילמה נוספת היא, האם לרכוש מחשבים ניידים או נייחים. בעיני רבים מחשב נייח נחשב למיושן, אך זאת רק סטיגמה – מחשבים נייחים מתפתחים בהתאם לחידושים הטכנולוגיים לא פחות ממחשבים ניידים. למחשבים נייחים יש כמה יתרונות: נוחות העבודה- מסך גדול, מקלדת גדולה. היות והעובדים בעסק מבלים שעות רבות ביום מול המחשב, נוחות העבודה היא מרכיב משמעותי. כמו כן, התחזוקה של מחשבים נייחים היא הרבה יותר זולה – במידה ובעתיד תרצו לתקן חלק או לשדרג חלק, תוכלו לעשות זאת ביתר קלות.
לעומת זאת, במחשב נייד חלקי החילוף הם יקרים ולרוב נדרשת הזמנה מיוחדת. אם ישנה תקלה במחשב נייד, פעמים רבות ההמלצה היא לקנות מחשב חדש. מחשבים ניידים יותר פגיעים לחבלות בסביבת העבודה, למשל אם לעובד נשפכה כוס מים על המקלדת של מחשב נייח- לא נורא, מקסימום "הלכה" המקלדת, אבל אם זה קורה במחשב נייד אז הפגיעה היא במחשב עצמו.
היתרון העיקרי של לפ-טופים הוא יכולת הניידות, שמאפשרת לנו לעבוד עם המחשב בכל מקום- ברכבת בדרך לעבודה או בבית-קפה בפגישת עבודה. היות וכיום כמעט לכל אחד יש מחשב נייד אישי, תוכלו לבדוק עם עצמכם האם באמת יש צורך שהמחשבים במשרד יהיו ניידים.
אלו תוכנות הכרחי שיהיו?
הנה כמה תכנות שכדאי להתקין ברשת המחשבים של העסק:
-
Adobe Reader: תכנה לקריאת מסמכי PDF.
-
Exchange: שרת של תיבות דואר אשר מסנכרן מידע בין תיבות דואר ממחשבים שונים.
-
גוגל Apps : תכנה חינמית אשר מאפשרת לשתף מסמכי Excel ו- Word וכמו כן יומנים של החברה.
-
Dropbox: תכנה חינמית אשר מאפשרת שליחת קבצים בנפח גדול באמצעות הרשת וגיבוי אוטומטי של קבצים לשרתים של החברה.
-
Winrar או ZIP: תכנות שמאפשרות דחיסה וחילוץ של קבצים.
-
Microsoft Security Essentials: תכנת אנטי- וירוס.
עוד לפני שאתם מתקינים תכנות שונות, תצטרכו להחליט על איזה מערכת הפעלה המחשבים יעבדו- Windows או linox (מערכת הפעלה חופשית).
