בניית תקציב לעסק

עבור בעלי עסקים קטנים רבים, הבנת תהליך התקצוב מוגבלת לשאלה: כיצד נשיג את המזומנים הנדרשים לתשלומי השכר בחודש הבא? 

בכל שבוע יש לא מעט בעיות פיננסיות שצריך לתת להן מענה וקשה למצוא את הזמן לעשות זאת בכל תכנון פיננסי לטווח קצר או ארוך.

אבל המשמעות של תכנון פיננסי כושל יכולה, שלא בכוונה, לגרום לכישלון העסק. חשיבות תקצוב עסקי, כך מלמד כל ליווי פיננסי של עסקים, הוא אחד הכלים הפיננסיים החזקים ביותר שעומדים לרשות כל בעל עסק קטן.

במילים פשוטות, ייעוץ עסקי ותחזוקה מתמדת של תוכנית פיננסית טובה לטווח הקצר ולטווח הארוך, יאפשרו לכם לשלוט בתזרים המזומנים במקום שהוא ישלוט בכם.

התקציב הכספי היעיל ביותר, כולל גם תכנון לטווח הקצר של חודש בחודשו, לפחות עד לסיום השנה הקלנדרית; וגם תכנון לטווח הארוך מרבעון לרבעון שמשתמש לצרכי הדיווחים הכספיים. צריך להכין תוכנית זו במהלך שני החודשים שקודמים לסוף השנה הפיסקלית כדי לאפשר די זמן לאיסוף מספיקמידע.אם אתם נעזרים באותו ליווי עסקים קטנים אחת העצות שתקבלו היא שתכנית ארוכת טווח צריכה לכסות תקופה של שלוש שנים לפחות (ועדיף חמש), על בסיס רבעוני, או אפילו על בסיס שנתי.

את התקציב לטווח ארוך צריך לעדכן כאשר התכנית לטווח הקצר מוכנה.תכנון שנתייש בעלי עסקים שמעדיפים להשאיר את התקציב השנתי ללא שינוי במהלך אותה שנה מתוכננת, אבל, אחרים בוחרים להתאים את התקציב במהלך השנה הפיננסי, כשהם מתבססים על אירועים מסוימים שהתרחשו, כגון: רכישת ציוד לא מתוכנן או מגמת מכירות גבוהה מהצפוי.

מומלץ מאוד להשתמש בתקציב ככלי לתכנון מתמשך במהלך שנה נתונה. עם זאת, צריך לקחת בחשבון שאמנם התקצוב הוא חיוני, אבל אל תשקעו בתהליך הכנת התקציב עד כדי כך שתשכחו להמשיך לעשות עסקים. חשוב שהתקציב ייקח בחשבון גם את הרווח וגם את מאזן ההפסדים.

כך יתאפשר לכם להביא בחשבון את תזרים המזומנים שנדרש לביצוע כלל העסקים, ולא רק לאלה שנוגעים להכנסות ולהוצאות שלכם. לדוגמה, אם אתם כבר בעסקים מספר שנים והוספתם קו ייצור של מוצר חדש, יהיה עליכם לקחת בחשבון את ההשפעה של רכישות המלאי החדש על תזרים המזומנים.

חישוב משכורות העובדים במסגרת התקציב בנוסף לכל אלה, עליכם לטפל בכל נושא השכר. קודם כל בדקו כמה עובדים אתם צריכים. חשבי שכר בכירים יעזורו לכם לתכנן את השכר שתוכלו לשלם לעובדים ולעצמכם.

תקציב זה יכלול גם את כל תשלומי המעביד ואת התנאים הסוציאליים שמגיעים לעובדים לפי החוק. מלבד זאת, חשבי שכר בכירים יסייע לכם גם לבדוק את גובההבונוס אתם יכולים להציע לעובדים היום או בעתיד הקרוב.אם תתקצבו רק את הרווח וההפסד לא יתאפשר לכם ניתוח מלא של ההשפעה של הוצאות הון פוטנציאליות על התמונה הפיננסית שלכם.

לדוגמא: אם אתם מתכננים לרכוש נדל"ן לצרכים עסקיים, עליכם לתקצב את ההשפעה של אלמנטים שונים של שירותי החוב (כמו ריבית וקרן) על תזרים המזומנים.

בעתיד, התקציב יוכל לעזור לכם לבחון את ההשפעות האפשריות של הרחבת המתקנים ותשלומי השכירות הגבוהים יותר כתוצאה משירותי החוב.

בשלב ההתחלה של בניית התקציב עליכם להניח הנחות סבירות לגבי העסק שלכם ולשאול שאלות כגון:

יש לענות על שאלות אלו ולכמת אותם למספרים ברורים. את המספרים יש לשתול בקובץ ניהול תקציב מסודר על פי חודשי השנה כך שבכל חודש תדעו מהם ההכנסות ומהן ההוצאות ובעיקר מה תהיה שורת הרווח. 

אז קדימה צאו לדרך, ואם את צריכים עזרה, אל תהססו ליצור איתנו קשר!